1. Czym jest program Namibian Odyssey

1.1. Namibian Odyssey jest autorskim programem terenowym realizowanym w Namibii przez autora projektu Black & White Trails.

1.2. Program oparty jest na:
• relacjach z ludźmi i lokalnymi społecznościami,
• kontekście kulturowym i historycznym Namibii,
• idei slow travel i świadomego podróżowania.

1.3. Program ma charakter:
• kameralny,
• refleksyjny,
• oparty na doświadczeniu i obecności w terenie.

1.4. Program realizowany jest w formie wspólnego przemieszczania się, spotkań, rozmów oraz doświadczeń w terenie, zgodnie z autorskim scenariuszem prowadzącego.

2. Czym program Namibian Odyssey NIE jest

2.1. Program Namibian Odyssey nie stanowi imprezy turystycznej w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa.

2.2. Program nie jest zorganizowaną wycieczką, safari ani usługą biura podróży.

2.3. Prowadzący program nie działa jako organizator turystyki ani biuro podróży oraz nie sprzedaje:

• przelotów,
• noclegów,
• wyżywienia,
• biletów wstępu ani innych świadczeń turystycznych w rozumieniu przepisów prawa.

2.4. Uczestnicy dokonują we własnym zakresie rezerwacji i płatności za noclegi, wyżywienie, paliwo, bilety wstępu oraz inne koszty lokalne, z uwzględnieniem rekomendacji i harmonogramem programu.

2.5. Wynajem samochodów 4×4 realizowany jest bezpośrednio pomiędzy uczestnikiem a lokalną wypożyczalnią, na podstawie odrębnej umowy najmu zawieranej na dane uczestnika.
Prowadzący program działa w tym zakresie jako pośrednik (agent) wypożyczalni.

2.6. Cena programu uwzględnia orientacyjny koszt wynajmu samochodu 4×4, przyjęty na etapie kalkulacji programu i oszacowany przy założeniu 4 osób podróżujących jednym samochodem. Ostateczne warunki i koszt najmu wynikają z umowy zawartej pomiędzy uczestnikiem a wypożyczalnią. W przypadku innej liczby osób w samochodzie, koszty te mogą ulec zmianie.

2.7. Udział w programie nie stanowi gwarancji dostępności konkretnych noclegów lub usług, jeżeli uczestnik nie dokona wymaganych rezerwacji w wyznaczonym terminie.

3. Zasady udziału w programie

3.1. Program przeznaczony jest wyłącznie dla osób pełnoletnich (18+).

3.2. Maksymalna liczba uczestników w jednej edycji programu wynosi 8 osób. Minimalna liczba uczestników wymagana do realizacji programu określana jest indywidualnie dla każdej edycji.

3.3. Udział osób niepełnoletnich, rodzin oraz grup z dziećmi nie jest przewidziany w ramach programu.

3.4. Udział w programie możliwy jest również dla osób podróżujących solo.

3.5. Standardowo zakłada się zakwaterowanie w pokojach dwuosobowych (współdzielonych), z wyjątkiem noclegów realizowanych na kempingach, gdzie uczestnicy korzystają z namiotów samochodowych.
Zakwaterowanie jednoosobowe możliwe jest wyłącznie w miarę dostępności i za dodatkową opłatą, ponoszoną bezpośrednio przez uczestnika.

3.6. Uczestnik zobowiązany jest do:

• przestrzegania zasad programu,
• dostosowania się do rytmu i charakteru grupy,
• respektowania lokalnych zwyczajów, ludzi i miejsc,
• zachowania kultury osobistej, wzajemnego szacunku oraz zasad bezpieczeństwa.

3.7. Prowadzący program zastrzega sobie prawo do odmowy udziału lub wykluczenia uczestnika z programu w przypadku rażącego naruszenia zasad programu, zasad współżycia społecznego, bezpieczeństwa grupy lub charakteru programu.

3.8. W przypadku wykluczenia uczestnika z przyczyn, o których mowa w pkt 3.7, uczestnikowi nie przysługuje zwrot poniesionych kosztów, w tym kosztów programu, noclegów, wynajmu pojazdów ani innych świadczeń opłaconych we własnym zakresie.

3.9. Wykluczenie uczestnika z programu nie rodzi po stronie Prowadzącego program obowiązku organizacji transportu powrotnego ani zapewnienia alternatywnych świadczeń.

4. Płatności

4.1. Udział w programie Namibian Odyssey jest odpłatny i obejmuje opłatę programową w wysokości 3 000 zł, stanowiącą wynagrodzenie za prowadzenie programu, obecność Prowadzącego program oraz realizację autorskiego scenariusza programu.

4.2. Warunkiem rezerwacji miejsca w programie jest wpłata zaliczki rezerwacyjnej w wysokości 2 000 zł na konto Prowadzącego programu.

4.3. Zaliczka rezerwacyjna stanowi część opłaty programowej i nie jest zaliczką ani przedpłatą na noclegi, transport, wyżywienie ani inne usługi turystyczne.

4.4. Wpłata zaliczki rezerwacyjnej jest równoznaczna z:

• rezerwacją miejsca w programie,
• akceptacją niniejszego Regulaminu,
• uruchomieniem procesu organizacyjnego programu.

4.5. Pozostała część opłaty programowej (1 000 zł) płatna jest najpóźniej na 60 dni przed rozpoczęciem programu, chyba że Prowadzący program ustali indywidualnie inny termin.

4.6. Zaliczka rezerwacyjna jest bezzwrotna, z wyjątkiem sytuacji określonych w pkt 4.8.

4.7. W przypadku rezygnacji uczestnika z udziału w programie:

• zaliczka rezerwacyjna nie podlega zwrotowi,
• Prowadzący program nie ponosi odpowiedzialności za koszty poniesione przez uczestnika wobec podmiotów trzecich (noclegi, wynajem pojazdów, przeloty itp.).

4.8. Zaliczka rezerwacyjna podlega zwrotowi w całości wyłącznie w przypadku:

• odwołania programu przez Prowadzącego program,
• niezrealizowania programu z powodu siły wyższej uniemożliwiającej jego przeprowadzenie.

4.9. W przypadku znalezienia przez uczestnika osoby na swoje miejsce, Prowadzący program może, według własnego uznania, wyrazić zgodę na przeniesienie udziału lub zwrot zaliczki.

4.10. Brak wpłaty pozostałej części opłaty programowej w wyznaczonym terminie może skutkować utratą miejsca w programie, bez prawa do zwrotu zaliczki rezerwacyjnej.

5. Rezerwacje noclegów i transportu

5.1. Uczestnicy programu dokonują rezerwacji oraz płatności za noclegi oraz inne usługi logistyczne we własnym zakresie, na podstawie harmonogramu i rekomendacji przekazanych przez Prowadzącego program.

5.2. Wynajem samochodów 4×4 realizowany jest bezpośrednio pomiędzy uczestnikiem a lokalną wypożyczalnią, na podstawie odrębnej umowy najmu zawieranej na dane uczestnika.
Prowadzący program może w tym zakresie przekazywać rekomendacje oraz pośredniczyć w kontakcie z wypożyczalnią.

5.3. Prowadzący program może — w celu sprawnej realizacji programu — dokonać wstępnych, niezobowiązujących rezerwacji lub blokad dostępności (tzw. soft hold) w wybranych obiektach noclegowych.
Blokady te mają charakter tymczasowy, nie są gwarantowane i nie stanowią rezerwacji dokonanej w imieniu uczestnika.

5.4. Po wpłacie zaliczki rezerwacyjnej uczestnik otrzymuje:

• listę rekomendowanych noclegów i obiektów,
• orientacyjny harmonogram pobytu,
• termin, w którym zobowiązany jest dokonać własnych rezerwacji.

5.5. Uczestnik zobowiązany jest do dokonania rezerwacji noclegów oraz zawarcia umowy najmu pojazdu w terminie wskazanym przez Prowadzącego program.
Niedokonanie rezerwacji w wyznaczonym terminie może skutkować:

• brakiem dostępności rekomendowanych obiektów,
• niemożnością udziału w programie,
• utratą miejsca w grupie, bez prawa do zwrotu zaliczki.

5.6. Prowadzący program nie ponosi odpowiedzialności za brak dostępności noclegów lub usług logistycznych wynikający z opóźnień, zaniechań lub decyzji uczestnika.

5.7. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za:

• terminowe dokonanie rezerwacji,
• poprawność danych rezerwacyjnych,
• warunki anulacji i zmian ustalone z podmiotami trzecimi.

5.8. W przypadku, gdy uczestnik nie jest w stanie dokonać rezerwacji zgodnych z harmonogramem programu, Prowadzący program może — według własnego uznania — zaproponować rozwiązanie alternatywne lub odmówić udziału uczestnika w programie.

6. Rezygnacje, odpowiedzialność i bezpieczeństwo

6.1. Uczestnik bierze udział w programie dobrowolnie i jest świadomy, że program realizowany jest w warunkach terenowych, w kraju o dużych odległościach, zmiennych warunkach pogodowych i ograniczonej infrastrukturze w niektórych regionach.

6.2. Program zakłada przemieszczanie się samochodami, dłuższe przejazdy oraz noclegi o zróżnicowanym standardzie, w tym noclegi kempingowe. Uczestnik akceptuje specyfikę takiej formy podróżowania.

6.3. Prowadzący program nie ponosi odpowiedzialności za:

• decyzje uczestników podejmowane poza harmonogramem programu,
• działania lub zaniechania podmiotów trzecich (obiekty noclegowe, wypożyczalnie, przewoźnicy, restauracje),
• opóźnienia, zmiany lub odwołania usług niezależnych od Prowadzącego program.

6.4. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za swój stan zdrowia, kondycję fizyczną i psychiczną umożliwiające udział w programie oraz zobowiązuje się do poinformowania Prowadzącego programu o istotnych ograniczeniach zdrowotnych przed rozpoczęciem programu.

6.5. Uczestnik zobowiązany jest do posiadania ważnego ubezpieczenia podróżnego obejmującego koszty leczenia za granicą, następstwa nieszczęśliwych wypadków oraz odpowiedzialność cywilną.

6.6. Prowadzący program nie świadczy usług medycznych ani ratowniczych oraz nie ponosi odpowiedzialności za skutki chorób, urazów lub zdarzeń losowych powstałych w trakcie programu, o ile nie wynikają one z rażącego zaniedbania z jego strony.

6.7. W sytuacjach zagrożenia zdrowia, życia lub bezpieczeństwa uczestników Prowadzący program ma prawo do:

• modyfikacji harmonogramu programu,
• zmiany trasy,
• skrócenia lub przerwania programu,
  jeżeli uzna to za konieczne dla bezpieczeństwa uczestników.

6.8. Zmiany, o których mowa w pkt 6.7, nie stanowią podstawy do roszczeń finansowych wobec Prowadzącego programu, o ile zostały podjęte w dobrej wierze i z myślą o bezpieczeństwie grupy.

6.9. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania lokalnych przepisów prawa, zasad bezpieczeństwa oraz zaleceń Prowadzącego programu w trakcie realizacji programu.

6.10. Dokumenty

• Uczestnik zobowiązany jest posiadać paszport ważny co najmniej 6 miesięcy od daty wjazdu na terytorium Namibii, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Brak spełnienia powyższego wymogu może skutkować odmową wjazdu do kraju, za co Prowadzący program nie ponosi odpowiedzialności.
• Uczestnik zobowiązany jest posiadać ważne międzynarodowe prawo jazdy (International Driving Permit – IDP), wydane na podstawie krajowego prawa jazdy, jeżeli planuje prowadzić pojazd podczas wyjazdu.
  Brak ważnego międzynarodowego prawa jazdy może uniemożliwić prowadzenie pojazdu i stanowić podstawę do odmowy dopuszczenia Uczestnika do prowadzenia auta.

6.11. W przypadku rażącego naruszenia zasad bezpieczeństwa, prawa lokalnego lub poleceń Prowadzącego programu, uczestnik może zostać wykluczony z dalszego udziału w programie bez prawa do zwrotu wniesionych opłat.

6.12. Zmiany organizacyjne

W przypadku zmian niezależnych od Prowadzącego programu (w szczególności braku dostępności obiektów noclegowych, warunków pogodowych lub decyzji administracyjnych), Prowadzący program może dokonać zmian w harmonogramie programu lub zaproponować alternatywne rozwiązania organizacyjne o porównywalnym charakterze.

6.13. Odpowiedzialność za formalności
Uczestnik zobowiązany jest samodzielnie zadbać o spełnienie wymogów wjazdowych, wizowych, zdrowotnych oraz ubezpieczeniowych obowiązujących w kraju docelowym.

7. Wizerunek, dokumentacja i materiały foto/wideo

7.1. Program Namibian Odyssey może być dokumentowany przez Prowadzącego program w formie fotografii oraz materiałów wideo, mających charakter narracyjny, dokumentalny lub promocyjny projektu Black & White Trails.

7.2. Udział w programie wiąże się z możliwością utrwalania wizerunku uczestników w materiałach fotograficznych i wideo powstających w trakcie realizacji programu.

7.3. Uczestnik, decydując się na udział w programie, wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalanie i wykorzystanie swojego wizerunku w materiałach fotograficznych i wideo powstałych w trakcie realizacji programu, w szczególności w ramach:

• projektu Black & White Trails,
• materiałów promujących program Namibian Odyssey,
• publikacji w mediach społecznościowych, na stronach internetowych oraz w materiałach informacyjnych Prowadzącego program.

7.4. Zgoda, o której mowa w pkt 7.3, ma charakter niewyłączny i może zostać w każdej chwili cofnięta w odniesieniu do przyszłych publikacji, poprzez pisemne poinformowanie Prowadzącego programu.

7.5. Dokumentacja fotograficzna i wideo powstająca w trakcie programu ma charakter autorski i dokumentalny.
Ewentualne udostępnienie uczestnikom wybranych zdjęć lub materiałów wideo stanowi dobrowolny bonus i nie jest elementem gwarantowanym programu ani usługą fotograficzną.

7.6. Prowadzący program nie zobowiązuje się do wykonania indywidualnych sesji fotograficznych, materiałów portretowych ani filmowych na rzecz uczestników, ani do określonego terminu ich realizacji lub przekazania.

7.7. Uczestnik zobowiązuje się do poszanowania prywatności innych uczestników programu oraz lokalnych społeczności, w szczególności poprzez niepublikowanie materiałów naruszających godność, intymność lub zwyczaje kulturowe bez ich wyraźnej zgody.

7.8. W przypadku, gdy uczestnik nie wyraża zgody na wykorzystanie swojego wizerunku, zobowiązany jest poinformować o tym Prowadzącego programu przed rozpoczęciem programu.
Prowadzący program dołoży starań, aby uszanować brak zgody uczestnika, w szczególności poprzez unikanie utrwalania i publikowania materiałów z jego wizerunkiem.

8. Postanowienia końcowe

8.1. Niniejszy Regulamin określa zasady udziału w programie Namibian Odyssey i obowiązuje wszystkich uczestników programu.

8.2. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania i obowiązuje dla danej edycji programu do momentu jej zakończenia.

8.3. Prowadzący program zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie, o ile nie naruszają one praw nabytych uczestników. Aktualna wersja Regulaminu jest każdorazowo dostępna przed rozpoczęciem programu.

8.4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa właściwego dla siedziby Prowadzącego program.

8.5. Wszelkie spory wynikające z udziału w programie strony będą w pierwszej kolejności starały się rozwiązać polubownie, a w przypadku braku porozumienia — poddadzą je pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby Prowadzącego programu.

8.6. Regulamin sporządzony jest w języku polskim. W przypadku udostępnienia wersji w innym języku, wersja polska ma charakter rozstrzygający.